El proceso de compras es el conjunto de pasos y procedimientos específicos que las empresas siguen para realizar sus actividades de compras, incluyendo la confirmación de las necesidades, la búsqueda de fuentes, la selección de proveedores, la firma de contratos, la emisión de pedidos, el envío, la recepción, etc. Este artículo describirá en detalle cada paso del proceso de compras.

Antes de que una empresa lleve a cabo actividades de compra, debe confirmar sus necesidades, incluidas las clases de artículos que se van a comprar, la cantidad, la calidad, las especificaciones y los plazos de entrega. Esta información puede obtenerse de la planificación de la producción, la planificación de las ventas, el estado de las existencias, etc. Una vez determinadas las necesidades de compra, la empresa debe elaborar un plan de compras y un presupuesto de compras para que las actividades de compra se desarrollen de forma ordenada.

La búsqueda de fuentes es el proceso de búsqueda de proveedores a través de diversos canales. La empresa puede buscar proveedores a través de las siguientes vías:

Búsqueda en Internet: Buscar proveedores que cumplan los requisitos a través de motores de búsqueda, plataformas de comercio electrónico, etc.

Ferias del sector: Asistir a ferias del sector nacionales e internacionales para comunicarse cara a cara con los proveedores y conocer la información de los productos.

Recomendaciones e introducciones: Con la ayuda de asociaciones del sector, cámaras de comercio, agencias, etc., para recomendar proveedores adecuados.

Plataformas de compras: Utilizar plataformas de compras para buscar proveedores mediante subastas, licitaciones, etc.

Una vez encontrados los proveedores que cumplen los requisitos, la empresa debe filtrar y evaluar a los proveedores, seleccionando el proveedor más adecuado. Los principales factores a considerar en la evaluación de los proveedores son:

Las cualificaciones, el tama?o y la reputación del proveedor;

La calidad, el precio y los plazos de entrega de los productos del proveedor;

La capacidad de servicio posventa del proveedor.

Una vez seleccionado el proveedor, la empresa debe firmar un contrato de compra con el proveedor. El contrato de compra es un documento legal que regula los derechos y las obligaciones de ambas partes, incluyendo el nombre del producto, la cantidad, el precio, los estándares de calidad, los plazos de entrega, la forma de pago, etc. La empresa debe examinar cuidadosamente el contrato de compra para garantizar su legalidad y validez.

Tras la firma del contrato de compra, la empresa debe emitir un pedido de compra. El pedido de compra es una notificación formal de pedido que la empresa envía al proveedor, incluyendo el nombre del producto pedido, la cantidad, el precio y los plazos de entrega. Tras la emisión del pedido, la empresa debe realizar un seguimiento de la ejecución del pedido y solicitar al proveedor que realice la entrega a tiempo.

El proveedor realiza el envío a tiempo según los requisitos del pedido de compra, y debe proporcionar los documentos de transporte y la factura, entre otros documentos acreditativos.

Una vez recibida la mercancía, la empresa debe realizar la inspección y el proceso de almacenamiento. La etapa de recepción es un eslabón muy importante del proceso de compra, ya que afecta directamente a las etapas posteriores de producción, ventas, etc., por lo que debe tomarse en serio.

En la etapa de recepción, la empresa debe completar los siguientes pasos:

Comprobar si el embalaje exterior de la mercancía está en buen estado: Durante el transporte de la mercancía, puede sufrir compresiones, golpes, etc., lo que puede provocar da?os o incluso roturas en el embalaje exterior. Si el embalaje exterior está da?ado, puede provocar da?os o pérdidas de la propia mercancía, por lo que primero debe comprobarse si el embalaje exterior de la mercancía está en buen estado.

Verificar la cantidad de mercancías: Tras la recepción de las mercancías, debe verificarse una a una si la cantidad de mercancías es completa según el pedido, y si la cantidad es insuficiente o excesiva, debe ponerse en contacto con el proveedor a tiempo.

Verificar la calidad de las mercancías: Al mismo tiempo que se verifica la cantidad de mercancías, también debe comprobarse si la calidad de las mercancías cumple los requisitos. Esto puede hacerse mediante inspección visual, uso de instrumentos de prueba, etc.

Proceso de almacenamiento: Tras la inspección de las mercancías, debe realizarse el proceso de almacenamiento, almacenando las mercancías en el almacén designado y realizando el etiquetado y la clasificación según ciertas normas. Al mismo tiempo, debe registrarse a tiempo la información de entrada de las mercancías para facilitar el seguimiento posterior.

Cabe se?alar que, en la etapa de recepción, la empresa debe verificar cuidadosamente la cantidad y la calidad de las mercancías, y firmar y confirmar en el albarán de recepción. Si se detectan problemas con las mercancías, debe comunicarse y negociar con el proveedor a tiempo para evitar disputas y pérdidas innecesarias.