En el comercio internacional, el contrato es un documento legal que determina los derechos y obligaciones de las partes compradoras y vendedoras. Para las empresas exportadoras, el contrato no solo es la base para realizar transacciones, sino también uno de los documentos clave para realizar trámites como la devolución (exención) de impuestos a la exportación. Con el desarrollo del comercio electrónico, los contratos de compraventa electrónicos se utilizan cada vez más ampliamente. ?Cumple esto con las disposiciones de los documentos de registro para la devolución (exención) de impuestos a la exportación? Al mismo tiempo, ?cómo deben conservar estos documentos las empresas exportadoras y cuál es el plazo de conservación? Este artículo analizará estos problemas en detalle.

I. Legalidad y aplicabilidad de los contratos de compraventa electrónicos

De acuerdo con el Anuncio de la Administración Estatal de Impuestos sobre la mayor comodidad paraReembolso de impuestos a la exportaciónla tramitación y la promoción del desarrollo estable del comercio exterior (Anuncio de la Administración Estatal de Impuestos No. 9 de 2022), los contratos de compraventa electrónicos cumplen totalmente con las disposiciones de los documentos de registro para la devolución (exención) de impuestos a la exportación. Esto significa que las empresas exportadoras, al firmar contratos con compradores extranjeros, pueden elegir utilizar contratos de compraventa electrónicos según su situación real, sin tener que limitarse a la forma tradicional de contratos en papel.

Los contratos de compraventa electrónicos, como una forma moderna de contrato, tienen ventajas como la comodidad, la eficiencia y el ahorro de costes. Se crean, transmiten, reciben y almacenan electrónicamente, lo que puede reducir eficazmente el espacio de almacenamiento físico de los documentos y mejorar la eficiencia de la recuperación de datos. En términos legales, los contratos de compraventa electrónicos tienen la misma validez jurídica que los contratos en papel, siempre que se cumplan las leyes y reglamentos pertinentes y se garantice que el contenido del contrato sea completo y que las firmas o sellos de ambas partes sean válidos, pueden utilizarse como documentos válidos para el registro de la devolución (exención) de impuestos a la exportación.

II. Método y plazo de conservación de los documentos de registro

Aunque los contratos de compraventa electrónicos se reconocen como legales y válidos, las empresas exportadoras también deben tener en cuenta que, tanto en formato electrónico como en papel, deben conservarse adecuadamente para hacer frente a posibles auditorías y consultas futuras. De acuerdo con las disposiciones del mismo anuncio, excepto en circunstancias especiales, los documentos de registro para la devolución (exención) de impuestos a la exportación, incluidos los contratos de compraventa electrónicos, deben ser conservados por las empresas exportadoras y no deben ser destruidos arbitrariamente, con un plazo de conservación de cinco a?os.

Este plazo de conservación de cinco a?os se calcula a partir del a?o siguiente a la finalización del documento. Por ejemplo, si el documento se completó en 2022, el plazo de conservación debe durar al menos hasta finales de 2027. Esta disposición tiene como objetivo garantizar que todos los documentos pertinentes estén disponibles para su inspección durante las auditorías fiscales u otras inspecciones pertinentes.

Las empresas exportadoras deben adoptar medidas eficaces para garantizar la integridad, la seguridad y la capacidad de recuperación de los documentos electrónicos. Esto puede implicar el uso de sistemas de almacenamiento electrónico seguros, la realización periódica de copias de seguridad de datos y la garantía de la legibilidad y accesibilidad de los documentos electrónicos. Para las empresas que optan por el almacenamiento digital, deben garantizar la autenticidad, integridad y fiabilidad de los archivos electrónicos, evitando la pérdida o alteración de los datos.

En resumen, los contratos de compraventa electrónicos cumplen con las disposiciones de los documentos de registro para la devolución (exención) de impuestos a la exportación, y las empresas exportadoras deben conservar estos documentos y otros documentos pertinentes durante cinco a?os. Las empresas exportadoras deben aprovechar al máximo la comodidad de los documentos electrónicos, al tiempo que garantizan su seguridad, integridad y trazabilidad. Además, las empresas deben comprobar periódicamente la eficacia del sistema de almacenamiento para garantizar que puedan proporcionar rápidamente los documentos necesarios cuando sea necesario. Mediante estas medidas, las empresas no solo pueden cumplir con las leyes y reglamentos, sino que también pueden protegerse de posibles riesgos y promover la eficiencia operativa.